Il processo di dematerializzazione dei documenti

(Quale iter seguire, per eliminare la carta all’interno della propria realtà lavorativa)

Sempre più di frequente, Studi professionali e aziende stanno cercando di diventare “paperless”.

La richiesta di cominciare ad utilizzare “documenti informatici”, in sostituzione di quelli cartacei, è possibile e spesso si soddisfa facendo ricorso ad una Firma elettronica in grado di sostituire quella olografa e di ricorrere a dispositivi (pennini, schermi, tablet, token, etc) che consentono di apporre la firma di un soggetto, in modalità “elettronica”, conformemente a quanto avviene per l’apposizione di una firma autografa tradizionale.

Tale processo, non solo di pone in linea con una spinta al digitale sempre più in accelerazione e in via di implementazione anche da parte di piccole realtà, ma risulta un’opzione “green” che ben si confà ai nuovi standard dettati da processi aziendali sempre più improntati ad una economia sostenibile e rispettosa dell’ambiente nonché dei cd. diritti delle generazioni future.

Proviamo a classificare le diverse tipologie di firma a livello definitorio.

La prima alternativa alla firma su carata è la firma Elettronica, definita come: “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.

Dalla definizione appena prevista, è possibile includere in tale ambito l’utilizzo di un PIN o le credenziali di accesso (nome utente e password).

Segue a tale forma, la cd. “Firma Elettronica Avanzata”, di cui la più comune è quella fatta tramite l’uso di un Tablet, corrispondente a “un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati“.

Importante sottolineare che da tale firma è possibile annotare: la velocità del tratto, la pressione della penna, l’accelerazione durante la fase di scrittura, i movimenti complessivi della mano durante l’acquisizione, tra cui i i tratti in cui la penna viene sollevata durante l’apposizione della firma.

Ne scaturisce pertanto un trattamento dei dati cd “grafometrici” definiti dall’art. 4, par 14) come “ i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l’identificazione univoca, quali l’immagine facciale o i dati dattiloscopici”.

Evidente, pertanto, la delicatezza del trattamento e il connesso rischio qualora il Titolare del trattamento scelga di adottare una simile modalità di firma, proprio perché in caso di data breach, la valutazione da svolgere potrebbe comportare notevoli implicazioni a livello di responsabilità ai sensi del GDPR.

Altra modalità di sottoscrizione è la Firma Elettronica Qualificata, da attuarsi mediante un token o la smart card, anch’essa in grado di identificare in maniera univoca il soggetto sottoscrittore.

Ancora, si deve annoverare la “Firma Digitale”, la quale, ai sensi dell’art Articolo 24 – D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) “deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata”.

I mezzi più diffusi per apporre la firma digitale sono, come nel caso di quella elettronica qualificata, il token e la smart card.

Sotto il profilo di valore legale, ogni firma ha il proprio valore probatorio.

Se con riferimento alla firma elettronica “semplice”, è il giudice a doverne stabilire l’efficacia probatoria, non essendo state definite caratteristiche tecniche e livello di sicurezza, per la Firma Elettronica Avanzata, Firma Elettronica Qualificata e Firma Digitale è importante ribadire che quest’ultime detengono, in termini di efficacia probatoria, un valore identico a quello determinato per una scrittura privata dall’art. 2702 c.c.

Avv. Eleonora Mataloni

Avv. Eleonora Mataloni

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