Come regolamentare la newsletter aziendale

Oggi è fondamentale per le aziende scegliere con grande intuizione gli strumenti di marketing migliori.

Fra questi, la Newsletter è sicuramente un metodo importante per fidelizzare il cliente e poterla utilizzare per riservare allo stesso comunicazioni di carattere promozionale e conoscitivo.

Naturalmente però è altrettanto importante dotarsi della corretta regolamentazione di tale strumento, fra cui una privacy policy aggiornata al GDPR, proprio perché presupposto per poter erogare tale servizio all’utente è quello di utilizzare il suo indirizzo mail previo il conferimento espresso del consenso a ricevere tali comunicazioni periodiche e al contempo essere libero di revocarlo qualora non si abbia più il desiderio di essere destinatari delle stesse.

A maggior ragione se si utilizza un elenco di email acquistate: in tal caso, infatti, deve essere comunicato al soggetto destinatario che il suo indirizzo mail, ceduto ad un primo titolare del trattamento è stato venduto ad un alto.

Come già evidenziato, la normativa richiede che la privacy policy informi gli utenti sulle attività di trattamento dati mediante un linguaggio semplice da comprendere e privo di ambiguità. Nello specifico, la privacy policy dovrà regolamentare i seguenti aspetti: la tipologia de dati trattati, tenendo conto del principio di minimizzazione dei dati. Le modalità del trattamento e le finalità del trattamento. 

L’elenco dei diritti degli utenti in relazione ai loro dati e nello specifico quello di opposizione ex art 21 GDPR. In generale, la privacy policy deve essere visibile e accessibile da tutti gli utenti del sito internet, e a tal scopo potrebbe essere sufficiente anche inserire un semplice link all’informativa direttamente all’interno del footer.

Secondo i nuovi dettami del GDPRR, per poter procedere con l’iscrizione alla newsletter è necessario prevedere e ottenere il consenso informato dell’utente prima di sottoscriverlo al servizio. 

Alla luce della normativa europea, l’acquisizione del consenso può configurarsi come un processo in due fasi; la prima, è quella che prevede l’inserimento della propria mail nel box di raccolta presente sul sito internet.
Il meccanismo del double opt in prevede inoltre che l’utente confermi la propria mail alla ricezione della mail con la quel si chiede conferma di voler usufruire del servizio.

E’ inoltre necessario apporre sotto il contact forma una informativa breve, che dia conto subito della finalità di raccolta del dato personale.

L’utente deve essere in grado di capire chiaramente il tipo di email a cui l’utente sta acconsentendo (ad esempio che tipo di email riceverà, se riguarderanno prodotti e servizi propri o di terzi etc.).

Inoltre il consenso deve essere “prestato liberamente”: non è possibile costringere gli utenti a iscriversi alla propria mailing list o far sembrare che l’iscrizione sia obbligatoria. Per questo motivo, è necessario chiarire che la registrazione è facoltativa. 

Il consenso deve essere esplicito e verificabile. È pertanto necessario che il processo per ottenere il consenso dell’utente sia semplice e implichi una chiara azione di “opt-in”. Ciò significa che non sono ammessi meccanismi come checkbox di iscrizione alla newsletter pre-selezionate, in quanto il regolamento europeo vieta espressamente le caselle pre-selezionate ed altri metodi alternativi di “opt-out”.

Si può, tuttavia, utilizzare qualsiasi altro metodo che richieda all’utente di intraprendere un’azione positiva diretta (che può includere una qualsiasi azione di consenso verificabile, compreso l’invio di un’e-mail o il click su una checkbox).

Altro aspetto importante è che quando si parla di consenso, lo stesso deve essere facilmente revocabile, perlomeno da esercitarsi con la stessa con la quale si è prestato.

Il consenso acquisito deve essere granulare nel senso che esso deve essere distinto da altri consensi . L’utente potrà essere soggetto  solo all’invio di newsletter per i contenuti cui ha effettivamente aderito e la newsletter deve contenere solo informazioni che l’utente ha acconsentito di ricevere. .

Nei casi in cui si desideri inviare diversi tipi di email ai propri utenti, è necessario quindi ottenere un consenso aggiuntivo, specifico per tali usi, in quanto è necessario avere un consenso per ogni finalità di trattamento.

Avv. Eleonora Mataloni

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